Головна сторінка
24 група

Практична робота.
Тема. Access. Реляційні таблиці, запити, форми. Оформлення звітів.

Мета. Уміти створювати реляційні запити, оформляти звіти, налагоджувати реляційні зв'язки між таблицями.

План
1. Реляційний запит.
2. Автозвіт.
3. Майстер звітів.
4. Конструктор звітів.

Теоретичні відомості
	Дві або більше таблиці, які мають поля з однотипними даними, між якими встановлено зв'язок,
називаються реляційними. Приклади реляційних таблиць: Оцінки і Адреси, Оцінки і Телефони, Клієнти і 
Замовлення. Перша пара таблиць характеризується зв'язком один до одного по полю Номер, друга і третя
 — один до багатьох по полях Прізвище і Код клієнта відповідно. Такі зв'язки встановлюються під час 
створення підпорядкованої форми чи запиту на відшукання записів без підпорядкованих. Реляційні зв'язки
 дають змогу звести до мінімуму дублювання одних і тих же даних (полів) у різних таблицях.
	Для реляційного зв'язку зазвичай використовують поле таблиці, значення в якому не повторюються, 
наприклад, поле типу лічильник, числове поле з персональними номерами співробітників тощо (поле з
прізвищами не підходить, бо в БД можуть бути однофамільці). У конструкторі таблиці такому полю присвоюють 
ключ (командою з головного меню Редагувати => Ключове поле або командою з контекстного меню поля).
 Відповідне поле другої таблиці може бути неключовим — воно має назву поля зовнішнього ключа.
	Задавши ключове поле в першій таблиці, можна налагоджувати зв'язки між таблицями командою 
Сервіс => Схема даних.
	За допомогою вікна Додати таблиці вибирають і долучають потрібні таблиці у вікно Схема даних. 
Зв'язок налагоджують методом перетягування і накладання назви поля з однієї таблиці на назву однотипного 
поля в іншій, між якими встановлюється відповідність один до одного, один до багатьох чи багато до багатьох. 
У вікні Зв'язки потрібно увімкнути перший перемикач Забезпечити ЦІЛІСНІСТЬ даних => ОК. Після натискання на 
кнопку ОК зв'язок між таблицями буде відображений графічно.
	Зв'язок можна анулювати, клацнувши на лінії зв'язку і натиснувши на клавішу Delete на клавіатурі.
 Після цього можна встановити інший тип зв'язку між таблицями. Вікно схеми даних закривають зі збереженням 
зв'язків, давши відповідь Так на відповідний запит програми.
	Реляційними є також форми, запити і звіти, побудовані по кількох реляційних таблицях. Для створення
реляційних запитів, звітів і форм спочатку відкривають їхні конструктори, у вікно конструктора додають таблиці 
і формують зв'язки, якщо вони не були задані раніше. Після цього у бланк конструктора заносять назви полів з 
різних таблиць (методом перетягування чи іншим).
	Розглянемо прин¬ципи створення звітів. Звіти призначені для оформлення потрібних даних з БД згідно з 
вимогами стандартів чи замовника і виведення їх на папір.

  Є такі засоби створення звітів: 
	1) конструктор (не для початківців); 
	2) майстер звітів; 
	3) автозвіти.
	
	Як і у випадку форм оптимальним є комбінований спосіб: звіт створюють за допомогою майстра звіту, 
а пізніше дооформляють вручну за допомогою конструктора.
	
	Звіт складається з декількох частин (елементів, не всі вони є обов'язковими), які створює конструктор, а саме:
		1. заголовок звіту;
		2. верхній колонтитул (повторюється на усіх сторінках);
		3. заголовок групи (якщо записи групуються);
		4. область даних;
		5. нижній колонтитул (повторюється на усіх сторінках);
		6. примітки.

За допомогою елементів керування у звіт можна додавати рисунки, діаграми, інші об'єкти. У колонтитулі можна помістити будь-яку обчислювальну функцію бази даних, наприклад, для вставляння дат, номерів сторінок тощо. Дані редагувати у звіті не можна. Призначення та робота зі звітами Звіт (Report) - це кінцевий результат виконання багатьох задач системи управління базою даних. У звіті дані можна подати у будь-якому вигляді (форматі), з різними рівнями деталізації, залежно від поставленого завдання та потреб користувача. Звіти використовують для наочного представлення даних таблиці та для відображення зведеної інформації, яка отримана в результаті певних обчислень. Причому інформація може відображатися як у текстовому варіанті, так і за допомогою діаграм. Програма Access 2000 дозволяє створювати окремі об'єкти - звіти, які використовуються лише для відображення результатів аналізу даних. Звичайно, цю функцію в Access 2000 можна виконувати і за допомогою запитів, проте звіти мають більші можливості для візуалізації та видруку інформації. Звіти, які можна створити в Access 2000, поділяються на категорії: • звіти у рядок - дані відображаються по рядках, причому кожне поле бази даних займає окремий стовпець; • звіти у стовпець - усі поля відображаються в однин стовпець і вирівнюються по лівій межі; за своїм виглядом нагадують форми; • поштові наклейки - звіти, які використовуються для друку по¬штових наклейок. Цікавою особливістю СУБД Access є можливість створення Складних звітів. За допомогою механізму підзвіту користувач може з'єднати декілька звітів у одному (головному) документі або використовувати підсумкові дані підзвіту у головному звіті. Отже, звіти можна створювати як на основі даних однієї таблиці (звичайні звіти), так і на базі декількох зв'язаних таблиць (Складні або реляційні звіти). У програмі також є можливість подачі результатів аналізу даних не лише у текстовій формі, але й графічній, причому звіт може містити лише діаграму або текст і діаграму. Програма Access 2000 передбачає створення звіту зі стандартною структурою, тобто у звіті зазвичай знаходиться основна частина та колонтитули. Проте користувач крім основної частини, може використовувати такі області як заголовок та примітку звіту, верхній та нижній колонтитули сторінки, а також заголовок та примітку групи. Застосування заголовку, примітки та колонтитулів сторінки аналогічне як у формах. У заголовку звіту зазвичай записують його назву, відомості про дату та час його створення. Примітка може містити підсумкове значення за цілим звітом. Ці області знаходяться лише на початку та в кінці звіту. У верхньому колонтитулі сторінки розміщують назви стовпців (полів), а у нижньому - номер сторінки. Ці колонтитули знаходяться на кожній сторінці звіту. Аналізуючи інформацію, часто потрібно об'єднати декілька записів за якоюсь ознакою, тобто створити групу записів. Заголовок та примітка групи використовується для позначення початку та кінця групи даних. Ці області звіту з'являються лише один раз на початку та в кінці групи записів. Створені в Access 2000 звіти можна зберегти у форматі, який підтримується іншою програмою (наприклад, у форматі текстового документу, RTF-форматі програми Word або у форматі електронних таблиць Excel). Якщо потрібно використати звіт при створенні Інтернет-сторінки, можна експортувати його у формат HTML. Програма Access 2000 також дозволяє створювати поштові наклейки, які використовуються у діловодстві для розсилання кореспонденції. Для їх створення існує спеціальний майстер, який, на жаль, має декілька недоліків. Так, наприклад, при створенні адреси майстер відводить лише певну кількість рядків, що значно ускладнює написання адреси, яка складається з області, району, назви вулиці та ін. Режими відображення звітів На екрані звіт можна відобразити лише у двох режимах: у режимі перегляду та в режимі конструктора. За мовчазною згодою після вибору піктограми звіту на вкладці Отчеты, звіт відображається у режимі перегляду, тобто у вигляді, який він матиме при друкуванні. Цьому ж режиму відповідає кнопка панелі інструментів вікна бази даних. Якщо потрібно відобразити структуру звіту у режимі конструктора, то можна скористатися кнопкою Конструктор панелі інструментів вікна бази даних. Змінити відображення звіту на екрані можна також за допомогою команди Вид рядка меню програми або кнопки Вид панелі інструментів вікна програми. У списку цієї кнопки, залежно від активного режиму перегляду, можуть бути такі елементи: Конструктор, Предварительный просмотр і Образец. Перші два елементи дозволяють перейти в описані вище режими. Третій елемент - Образец, який з'являється лише у режимі конструктора, дозволяє вивести звіт в тому вигляді, який він матиме при друкуванні, з використанням обмеженого набору даних, але достатнього для перегляду всіх елементів макету звіту. При перегляді в режимі зразка виводяться усі групи областей даних, однак ігноруються умови відбору та об'єднання у базовому запиті. Способи створення звітів Процес створення звіту надзвичайно подібний до створення форми. В Access 2000 можна створювати звіти трьома способами: використовуючи функцію автозвіт (тобто за зразком існуючого шаблону), за допомогою майстра створення звітів або проектуючи «вручну», з використання набору інструментів конструктора звіту. Найшвидший спосіб створення - використання функції автозвіт, коли програма запропонує вибрати один із існуючих шаблонів: в стовпчик чи в рядок. Майстер допомагає користувачеві створити структуру звіту, а саме - вибрати поля з інформацією для аналізу, згрупувати та відсортуватидані, створити макет майбутнього звіту та задати параметри його друкування. Майстер дозволяє також задати параметри вигляду готового звіту, вибравши один із запропонованих стилів фону. Зазвичай звіти створюються одним із двох згаданих вище способів. Проте, якщо створений звіт не задовольняє користувача, то він може його змінити вручну у вікні конструктора звітів (проектування звіту від самого початку у вікні конструктора потребує від користувача значних умінь та навиків, тому цей спосіб краще застосовувати лише для редагування існуючих макетів звітів). Вибір способу створення звіту Для створення звіту потрібно на вкладці Отчеты вікна бази даних вибирають один із способів: • за допомогою ярликів Создание отчета в режиме конструктора або Создание отчета с помощью мастера; • у діалоговому вікні, яке відкриється після натискання кнопки Создать панелі інструментів вікна бази даних. Як і у випадку створення форми, у вікні Новый отчет можна вибрати джерело, на основі якого будуватиметься звіт. Створення звіту за шаблоном Для того, щоб створити звіт на базі існуючого шаблону, потрібно вибрати елемент Автоотчет: в столбец чи Автоотчет: ленточный у діалоговому вікні Новый отчет. У списку цього ж діалогового вікна необхідно вказати джерело даних - існуючий в базі даних об'єкт (таблицю чи запит), на основі якого повинен створюватись звіт. При натисканні кнопки ОК з'явиться вікно, в якому знаходитиметься створений за шаблоном звіт з назвою, яка ідентична назві джерела даних. Для того, щоб цей звіт опинився на вкладці звітів бази даних, потрібно при закритті вікна звіту вибрати кнопку для його збереження. Хід роботи 1. Запустіть програму Access і відкрийте БД, що місти таблиці Адреси. 2. Створіть на базі таблиці Оцінки нову таблицю з назвою Рейтинг і з обчислювальним полем Сума — сумою оцінок студентів з усіх предметів. Відкрийте Запити у режимі конструктора або створіть новий запит. Зліквідуйте старі умови. У рядку Поля після поля Мова чи Дата у порожню клітинку введіть вираз Сума: [Мат]+[Інф]+ [Фіз]+ [Літ]+[Мова]. 3. Виконайте запит. 4. Збережіть отримані результати в таблиці Рейтинг. Конструктор запиту => Змініть тип запиту на тип Створення таблиці => Дайте таблиці назву "Рейтинг" => ОК => Запуск запиту => Закрийте запит зі збереженням як Запит6. 5. Відкрийте і перегляньте таблицю Рейтинг. 6. Відкрийте по черзі конструктори цих таблиць поле Номер у них ключовим. Виберіть поле і клацніть на кнопці з зображенням ключа. 7. Створіть реляційний запит. У бланк конструктора вставте ці дві таблиці. Між ними автоматично встановиться зв'язок один до одного по полю Номер, запиті повинні бути такі поля з двох таблиць: Номер, Група, Прізвище, Ім'я, Вулиця з таблиці Адреси і поле Сума з табли Рейтинг. Задайте режим впорядкування за спаданням рейтин (поле Сума). 8. Запустіть запит на виконання і перегляньте результати. 8a. Змініть тип запиту на утворення нової таблиці, утворіть її назвою Облік. Упорядкуйте таблицю Облік за спаданням значень по; Сума і додайте поле з назвою Місце (тип лічильник). Перегляньте таблицю. Утворіть рядковий автозвіт на базі таблиці Облік. Вікно БД => Закладка Звіти => Створити => Автозвіт: рядковий => Виберіть таблицю Облік => ОК. 9. Розгляньте звіт. Виконайте команду Попередній огляд. 10. Розгляньте структуру звіту. Перейдіть у режим конструктора. 11. Закрийте конструктор і збережіть звіт з назвою Звіт1. 12. Почніть створювати Звіт2 за допомогою майстра звітів. Вікно БД => Закладка Звіти => Створити => Майстер звітів => Облік => ОК. Виконайте всі вимоги майстра (див. пункти 13-18). 13. Сформуйте структуру звіту з таких полів і в такому порядку: Група, Прізвище, Ім'я, Сума, Місце. Вибирайте по черзі поля у вікні Доступні ПОЛЯ і натискайте на кнопку з позначкою > => Далі. 14. Задайте групування записів у звіті по полю Група і натисніть на кнопку Далі. Задайте групову операцію — обчислення середнього значення по полю Сума для кожної групи. 15. Упорядкування можете не задавати (Далі). 16. Задайте вигляд макета звіту. Макет задайте ступінчастий (табличний), орієнтацію книжкову, увімкніть режим налаштовування ширини полів для розміщення звіту на одній сторінці (за замовчуванням усе це вже повинно бути задано) => Далі. 17. Виберіть стиль, який вам більше до вподоби (Далі). Який стиль ви вибрали? 18. Звіту дайте ім'я Звіт2, перемкніть звіт у режим перегляду і натисніть на кнопку Готово. 19. Розгляньте звіт і його структуру. 20. Змініть структуру звіту у режимі конструктора так, щоб покращити вигляд звіту: 1) клацніть один раз у вікні заголовка групи (виберіть назву групи Група) і зменшіть заголовок методом зменшення об'єкта; 2) зменшіть і вигідніше розташуйте (перетягніть) інші об'єкти на свій розсуд; 3) перемістіть через буфер обміну об'єкт Група з верхнього колонтитулу в заголовок групи; 4) розмалюйте різними кольорами різні структурні частини звіту; 5) задайте прізвища товстим шрифтом 16 пунктів; 6) зробіть інші зміни на свій розсуд. 7) у правому нижньому куті звіту вставте текст з назвою класу чи групи (великим шрифтом). 8) у полі приміток звіту вставте текст: Виконав (-нала) прізвище. Рекомендація. Перемикайте режими Конструктор на Взірець і навпаки, щоб оглянути результати кожного кроку. 21. Перепишіть у зошит останній рядок звіту. 24. Покажіть викладачеві і збережіть звіт. 25. Закінчіть роботу. Здайте звіти. ( Примітка. Умова між: Between #05.05.2005# And #05.12.2005#) Контрольні запитання 1. Що таке реляційні таблиці? 2. Як налаштовувати реляційні зв'язки? 3. Яке призначення ключового поля? 4. Як додати дві таблиці в конструктор запиту? 5. Як зв'язати два поля у двох таблицях? 6. Яке призначення звітів? 7. Які є способи утворення звітів? 8. З яких частин складається звіт? 9. Що таке реляційний запит? 10. Якою командою задають реляційні зв'язки? 11. Як зліквідувати зв'язок таблиць? 12. Який спосіб утворення звітів є оптимальним для початківців? 13. Для чого призначений верхній колонтитул? 14. Як вибрати об'єкт у полі конструктора звіту? 15. Як змінити шрифт тексту всередині об'єкта? 16. Наведіть приклад зв'язку один до одного між таблицями. 17. Для чого встановлюють зв'язки між таблицями? 18. Що таке реляційний звіт? 19. У чому полягає комбінований спосіб створення звіту? 20. Як перемістити об'єкт на сторінці в режимі конструктора звіту? 21. Як розмалювати частини звіту різними кольорами? 22. Що таке реляційна форма? 23. У яких випадках записи у звіті групують? 24. Наведіть ознаки, за якими можна групувати записи у звітах. 25. Як перемкнути режим конструктора і перегляду взірця звіту? 26. Для чого призначений Попередній огляд? 27. Що таке книжкова й альбомна орієнтація сторінки звіту? 28. Яка різниця між таблицею, формою і звітом? 29. Як змінити тип зв'язку між таблицями? 30. Чи можна редагувати дані у звіті? 31. Чи можна редагувати підписи полів у звіті і як? 32. У якій частині звіту можна поставити свій підпис як виконавця звіту? 33. Як змінити структуру звіту? 34. Конструктор звіту має панель елементів майже таку, як і конструктор форм. Як нарисувати прямокутник навколо рейтингової суми? 35. Яка різниця між таблицею і звітом?